Organização e Manutenção de Arquivo

Módulo: Organização e Manutenção de Arquivo (OMA)
Formador: Ana Fonseca


REFLEXAO

Esta UFCD teve como função a descrição e os requisitos da gestão de arquivo.

Arquivo do grego “archeion”, designava o lugar onde os magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para Estado.
Arquivos Públicos
Hoje em dia e em Portugal temos o Arquivo Central (Torre do Tombo), onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias, Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional, Casa da Moeda, Tribunal de Contas,..), arquivos Municipais e Distritais, arquivos particulares, etc.
Arquivo da Empresa
Numa empresa temos um conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, asseguram a organização sistematizada da informação/documentação, a sua conservação, o seu acesso e consulta, segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas conveniências. Dado que as empresas apresentam através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes constituem a memória das mesmas. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência, pode ter outro suporte para além do papel – registo em disquete,CD, pen, microfilme, etc. Nos documentos temos a seguinte classificação: Documentos de transmissão, informação a transmitir (Notas de Encomenda, Guias de Remessa, Facturas…) e Documentos de posição, informação a conservar (Fichas de Clientes e fornecedores, Contas-Correntes, Documentos de Registos Contabilísticos…)

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos diversos sectores. Esta recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo. Ter um arquivo nas devidas condições é muito importante nas empresas, devido à grande quantidade de documentos que um negócio produz.
O local para o Arquivo deverá ter boa resistência do piso, se possível luz natural ou iluminação artificial adequada, não deve ter humidade, boa ventilação, instalação eléctrica protegida, mobiliário adequado e com espaço suficiente para a deslocação do utente.
Os arquivos são classificados quanto à forma de organização, à frequência da consulta, à posição dos documentos e o grau de informatização, podem ser centralizados, nas pequenas e médias e o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos, como podem ser Descentralizados ou Mistos, sendo que o Descentralizado caracteriza-se por cada sector/departamento ter um arquivo próprio, isto acontece normalmente nas grandes empresas, e o Misto uma mistura dos dois.
Para melhor consulta, e atendendo à frequência da mesma, temos :
Arquivos activos – guardam-se os documentos de grande circulação, que ainda estão em período operacional, cujo conteúdo ainda está à espera de resposta, ou ao qual se faz referência com regularidade. Os documentos activos estão colocados em arquivadores ou armários de acesso fácil para a secretária, dado que o uso é frequente.

Arquivos semi-activos – embora a documentação já tenha sido processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar a guardar, porque é provável que seja alvo de alguma consulta, embora com menor frequência.
Arquivos passivos ou inactivos – neste caso o documento que se guarda já foi dado como encerrado e só se consultará se se precisar de uma informação muito precisa, considera-se que um arquivo é passivo quando se lhe faz referência pelo menos 10 vezes ao ano. A partir deste prazo, o seu arquivo é definitivo.

Métodos de classificação – os principais métodos de classificação são: alfabético, numérico, por assuntos (ideológico), geográfico e cronológico. Cada um deles tem vantagens e desvantagens, também é possível combinar dois ou mais métodos, em função das necessidades da empresa. Existem dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra).

Etapas a cumprir, antes de guardar os documentos em pastas, dossiers e armários correspondentes:

1. Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para arquivar, solicitar informação ou verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro).
2. Leitura: todos os documentos dever ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado.
3. Marcar a data e a hora de entrada: para que não acha dúvidas acerca da chegada desse documento.
4. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa.
5. Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adoptada pela organização.
6. Ordenar: organizar os documentos dentro das pastas e estas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.

Prazo de conservação de documentos

Decreto-Lei 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52, diz-nos que:

(Pequeno resumo)

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte….

É permitido o arquivamento em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo…


Tentei de forma resumida, referir os objectivos e requisitos desta UFCD. Ao longo de toda a minha vida profissional utilizei o arquivo e ainda utilizo mesmo a nível particular, é uma organização necessária para o bom funcionamento de qualquer empresa ou família. No seu todo aprendi uma ou outra especificação mais precisa na classificação e ordenação, nesta última por exemplo não sabia que podia atribuir um número ou conjunto de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento, sendo a letra o elemento principal e o número o elemento secundário, por ex: - nº1 corresponde à classe compreendida entre – Aa – Al, é uma classificação mais complexa que nunca tive necessidade de utilizar, mas que de futuro quem sabe, numa empresa já com alguma dimensão, me venha a ser muito útil, isto foi só um exemplo, é claro que no decorrer desta UFCD muitos mais pormenores vieram enriquecer o conhecimento que já tinha. Todo este conteúdo foi dado pela nossa formadora Ana Fonseca, de uma forma agradável, e esclarecedora. Sendo a minha avaliação final para esta UFCD muito positiva.